○杵藤地区広域市町村圏組合文書規程

平成18年3月31日

訓令第4号

目次

第1章 総則(第1条~第9条)

第2章 文書の収受及び処理(第10条~第14条)

第3章 文書の起案及び決裁(第15条~第24条)

第4章 文書の施行(第25条~第29条)

第5章 文書の整理及び保存(第30条~第36条)

第6章 文書の廃棄(第37条~第43条)

第7章 補則(第44条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、杵藤地区広域市町村圏組合(以下「組合」という。)における文書事務の適正かつ能率的な運営を図るため、文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(3) 事務局総務課 組織規則第2条第1項に規定する総務課をいう。

(4) 課長 第2号に規定する課の長をいう。

(5) 文書 文書、図画、写真及びスライドフィルム(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(6) 完結文書 事案の処理が完了した文書で、組織的に用いるものとして管理する必要があるものをいう。

(7) 未完結文書 組織的に用いるものとして作成し、又は取得した文書で、現に利用し、又は使用しているものをいう。

(8) 電子文書 電磁的方法により交付される電磁的記録をいう。

(文書の種類)

第3条 文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 法規文

 条例 地方自治法第14条の規定に基づき制定するもの

 規則 地方自治法第15条の規定に基づき制定するもの

(2) 公示文

 告示 行政行為の結果又は事実を一般に公示するもの

 公告 一定の事項を一般に公示するもの

(3) 令達文

 訓令 所属の機関又は職員に対して事務処理又は一定の事項につき命令するもの

 達 法人又は個人に対し一方的に命令するもの

 指令 上申、伺、願等に対し命令するもの

(4) 往復文等

 通知、照会、回答等

(文書の記号及び番号)

第4条 文書には、次の各号により記号及び番号を付けなければならない。ただし、刊行物及び帳簿などで、記号及び番号を付けることが適当でないもの、又は軽易な文書には、これを省略することができる。

(1) 前条第1号第2号及び第3号アの文書には、組合名及びその種類を冠し、事務局総務課において別に定める台帳によって番号を付ける。

(2) 前条第3号イ及びの文書には、組合名及びその種類を冠し、番号の左に当該文書の日付の属する年度を表示する数字及び記号を付ける。

(3) 前条第4号の文書には、別表第1に定める記号を付け、文書件名簿(様式第1号)によって番号を付ける。

2 文書の番号は、毎年4月1日から始まり、翌年の3月31日に終わるものとする。ただし、前条第1号第2号ア及び第3号アに掲げる文書の番号は、毎年1月1日から始まり12月31日に終わるものとする。

3 文書の番号は、収受した文書による起案に係るものの場合は、その収受に係る番号をもって付け、その他の番号は、当該文書の施行の順序に従って番号を付けるものとする。

(課長の職務)

第5条 課長は、課における文書事務が適正かつ迅速に処理されるように、指導及び調整をしなければならない。

(文書主任)

第6条 課に文書主任を置く。

2 文書主任は、庶務を担当する係長(庶務を担当する係長が置かれていない課にあっては、課長が所属職員のうちから指名する者)をもって充てる。

(文書主任の職務)

第7条 文書主任は、次の各号に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の収受及び交付に関すること。

(2) 文書の施行に関すること。

(3) 文書の審査に関すること。

(4) 文書の処理の進行管理に関すること。

(5) 文書の整理、保管及び保存に関すること。

(6) 文書の事務に関する関係各課との連絡調整に関すること。

(文書取扱者)

第8条 前条各号(第3号及び第4号を除く。)に掲げる文書主任の事務を補助するため、文書取扱者を置く。

2 文書取扱者は、課長が所属職員のうちから指名する。

(文書の取扱い)

第9条 文書は、常にその所在を明らかにし、災害、紛失、盗難等を予防しなければならない。

2 秘密を要する文書の取扱い及び保管については、特に注意を払わなければならない。

3 文書は、法令(条例、規則及び規程を含む。以下同じ。)に別に定めがある場合を除くほか、上司の許可を得ないで、関係者以外の者に閲覧させ、又はその写しを交付してはならない。

第2章 文書の収受及び処理

(文書の収受)

第10条 組合に到達した文書は、事務局総務課長が収受する。ただし、直接部署に到達した文書については、当該部署において収受することができる。

2 収受することが不適当と認める文書は、転送又は返送の手続きをしなければならない。

(文書の配布)

第11条 前条第1項本文の規定により収受した文書は、次の各号により処理しなければならない。

(1) 一般文書は、未開封のまま部署別に定めた担当箱に投かんすることにより当該部署に配布する。

(2) 特殊取扱郵便物、現金書留郵便等の特殊文書は、特殊文書収受簿(様式第2号)に必要な事項を記入して文書主任の受領印を徴し、関係部署に配布すること。この場合において、特別送達郵便物については、開封してその余白又は封筒に受付日付印(様式第3号)を押し、到達時刻を記入すること。

(3) 電報及び電子郵便は、余白に収受した日時を記入し、直ちに関係部署に配布すること。

2 前項の場合において、封筒等の記載事項から配布先を決めることができないときは、事務局総務課において当該文書を開封のうえ、配布先を決める。

(部署における文書の取扱い)

第12条 文書主任は、文書を収受したときは、次の各号により処理しなければならない。ただし、親展文書は、未開封のまま名あて人に交付しなければならない。

(1) 文書は、直ちに開封し、その余白に受付日付印を押すこと。

(2) 申請書、照会文書等で回答等を要する文書その他文書主任が必要と認める文書は、文書件名簿に必要な事項を記入し、それぞれ番号を付け、受付日付印の番号欄にその番号を転記すること。

(3) 異議申立書その他到達の日時が権利の得喪、変更等に関係がある文書にあっては、その余白に到達時刻を記入すること。

(4) その他の文書は、前条の例により処理すること。

2 前項ただし書の規定により親展文書の交付を受けた者は、当該親展文書が同項各号の手続を必要と認めるものであるときは、速やかに同項各号の手続を行わなければならない。

(他の部署に関係ある文書)

第13条 収受文書が2以上の部署に関係があるときは、写しの配布又はその他の方法により、これを関係部署に通知しなければならない。

(電子文書の処理)

第14条 各課の文書主任は、電子文書が到達したときは、軽易なものを除きその内容を紙に出力し、前2条の規定の例により処理しなければならない。

第3章 文書の起案及び決裁

(文書の起案)

第15条 事案の処理は、原則として文書によるものとし、次の各号により処理しなければならない。

(1) 文書の起案は、起案用紙(様式第4号)を用いて作成すること。

(2) 法令等で規定されている様式がある場合は当該様式により処理し、定例又は軽易な文書は当該文書の余白に決裁欄(様式第5号)を押印し、処理案を示すことにより処理すること。

(3) 2以上の部署に属する事務に関するものであるときは、あらかじめ関係部署と十分協議して起案すること。

(4) 起案文書は、起案の要旨を簡明に記載し、関係法令その他参考となる事項又は書類を添付すること。

(5) 起案者は、起案者名を自署するとともに、起案年月日、保存期間等を起案用紙に記入すること。

(用字、用語等)

第16条 文書は、次の各号に掲げるものにより平易簡明に作成しなければならない。

(1) 漢字は、「常用漢字表」(昭和56年内閣告示第1号)によること。

(2) 仮名遣いは、「現代仮名遣い」(昭和61年内閣告示第1号)によること。

(3) 送り仮名は、「送り仮名の付け方」(昭和48年内閣告示第2号)によること。

(4) 外来語は、「外来語の表記」(平成3年内閣告示第2号)によること。

2 文書は、左横書きとする。ただし、法令その他縦書きを必要とするものは、この限りでない。

(決裁区分の表示)

第17条 起案文書には、杵藤地区広域市町村圏組合事務専決及び代決規程(昭和50年規程第1号)の定めるところにより、次の区分を表示しなければならない。

甲 管理者の決裁を要するもの

乙 事務局長及び消防長の専決事項とされているもの

丙 介護保険事務所長の専決事項とされているもの

丁 課長の専決事項とされているもの

(決裁)

第18条 起案文書は、順次回議し、上司の決裁を受けなければならない。

2 起案文書のうち秘密を要するもの、重要なもの又は急を要するものについては、起案者又は内容を説明できる者が持ち回り、上司の決裁を受けなければならない。

(代決及び後閲)

第19条 代決者が代決したときは、起案文書の代決者として押印した印影の上部に「代」と記し、必要があると認められるものは、更に「後閲」と記して速やかに決裁権者の後閲を受けなければならない。

(合議)

第20条 2以上の課に関係のある事項については、関係の深い課から順次合議しなければならない。

2 合議を受けた文書は、速やかにこれを処理しなければならない。

3 重要な文書及び急を要する文書について合議を受けるときは、起案者又はその上司が持ち回りするものとする。

4 合議を受けた文書について、意見が一致しないときは、上司の裁決を受けなければならない。

5 合議済みの文書を廃案し、又はその内容を変更したときは、その旨を合議先の課に通知しなければならない。

6 合議すべき文書について緊急な処理を要し、合議の暇がないときは、電話又は口頭をもって連絡し、施行後回覧しなければならない。

(文書の審査)

第21条 次の各号に掲げる事案に係る起案文書は、事務局総務課長の審査を受けなければならない。

(1) 組合議会に提出する議案

(2) 条例、規則、規程その他これに類する事案

(3) 争訟に関する事案

(4) その他必要と認められる事案

2 事務局総務課長は、前項第2号に掲げる事案で必要と認めるものは、法制審査委員会に付議しなければならない。

(電話、口頭による照会等の処理)

第22条 電話又は口頭による照会、回答、報告等で重要な事項については、起案用紙を用いる等この規程に準じて処理するものとする。

(決裁後の処理)

第23条 決裁を経た文書は、起案者において決裁年月日を記入し、施行の手続きを取らなければならない。

(供覧)

第24条 文書の供覧は、当該文書の余白に決裁欄を押印し、「供覧」を表示して行うものとする。

第4章 文書の施行

(文書の浄書)

第25条 文書の浄書は、各部署で行うものとする。

(公印の押印等)

第26条 施行する文書は、公印を押し、原議書と契印をもって割印をしなければならない。ただし、軽易な文書については、公印及び契印を省略することができる。

2 契約書及び登記文書には、そのとじ目に割印をしなければならない。

3 前2項に定めるもののほか、公印の使用については、杵藤地区広域市町村圏組合公印規程(昭和47年訓令第1号)の定めるところによる。

(機密を要する発送文書)

第27条 発送文書で機密に属するもの又は親展の取扱いを要するものは、その文書及び封筒に、「秘」又は「親展」を表示しなければならない。

(文書の発送)

第28条 文書の発送は、各部署で行うものとする。

(ファクシミリ等を利用した文書の施行)

第29条 ファクシミリによる施行は、公印を省略した文書を、ファクシミリでの送付を了解している者に対して送付する場合に行うことができる。

2 電子メールによる施行は、電子メールでの施行を了解している者に対して送信する場合に行うことができる。

第5章 文書の整理及び保存

(未完結文書の整理等)

第30条 未完結文書は、その処理の経過が明らかになるように所定の場所に整理して保管しなければいけない。

(完結文書の整理及び保存の原則)

第31条 完結文書は、文書分類表に従って分類整理し、必要なときは直ちに取り出せるように適切に保存しておかなければならない。

2 完結文書の整理及び保存は、各部署において責任をもって行うものとする。

(文書分類表)

第32条 前条の文書分類表(細別を除く。)は、事務局総務課長が別に定める。

2 文書分類表細別は、年度ごと(暦年整理のものは、年ごと)に当該年度の前年度(暦年整理のものは、当該年の前年)の末日までに各部署の長(消防にあっては、消防長。以下同じ。)が定める。

(完結文書の整理)

第33条 完結文書は、次の各号に定める方法により整理し、簿冊にとじ込まなければならない。

(1) 年度ごとに整理すること。ただし、暦年ごとに整理することが適当なものについては、暦年ごとに整理すること。

(2) 保存期間が同一の完結文書ごとに整理すること。

(3) 2以上の事件に関係のある完結文書は、最も関係の深い事件に係る完結文書に整理し、その旨を明記しておくこと。

2 簿冊は、次の各号に定める方法により編さんしなければならない。

(1) 完結文書は、完結年月日の新しいものから順に編さんすること。

(2) 各簿冊ごとに件名目次(様式第6号)を付けること。ただし、保存期間が5年以下の完結文書を編さんした簿冊については、この限りでない。

(3) 文書に添付した図面等又は大きさが本書と異なるもので同一の簿冊に編さんできないものは、別冊その他適切な方法で編さんし、当該簿冊の目次にその旨を明記しておくこと。

(4) 背表紙(様式第7号)を装丁すること。

(保存期間)

第34条 完結文書の保存期間は、永久、10年、5年及び1年の4区分とし、その区分は、別表第2のとおりとする。ただし、法令に保存期間の定めがあるもの及びこれにより難いものの保存期間は、それぞれ法令で定める期間又は必要な期間とする。

2 前項の規定にかかわらず、保存期間の異なる完結文書を同一の簿冊にとじ込む必要がある場合においては、最も長期に保存すべき完結文書の保存期間を基準として完結文書の保存期間を定めることができる。

3 完結文書の保存期間の起算日は、文書の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算するものとする。ただし、暦年により編さんする文書は、文書が完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算するものとする。

(ファイリングシステム)

第35条 文書は、ファイリングシステムにより整理、保管及び保存することができる。

2 ファイリングシステムについて必要な事項は、別に定める。

(完結文書管理台帳)

第36条 各部署の長は、年度(暦年整理のものは、年)が終了したときは、完結文書管理台帳(様式第8号)を作成し、その写しを事務局総務課長に提出するものとする。

2 完結文書管理台帳の作成方法及び取扱いについては、別に定める。

第6章 文書の廃棄

(廃棄)

第37条 各課長は、保存文書が保存期間を満了したときは、廃棄文書目録(様式第9号)を作成し、速やかに廃棄するものとする。

2 保存文書を廃棄したときは、前項の目録の写しを事務局総務課長に提出するものとする。

(保存期間の延長)

第38条 各課長は、保存期間を経過した文書で、更に保存年限を定めて保存の必要のあるものについては、保存期間を延長することができる。

(廃棄の特例)

第39条 各課長は、保存期間を経過しない文書で保存の必要がないと認めるものを廃棄することができる。

(歴史的資料等の保存)

第40条 各課長は、前3条の規定により廃棄を決定した文書のうち歴史的又は文化的に価値があると認めるものについては、資料として保存しなければならない。

(文書廃棄上の注意)

第41条 廃棄する文書で、機密に属するもの又は印影等で悪用されるおそれがあると認めるものは、その部分を焼却し、又は裁断する等適切な処理をしなければならない。

(書庫の管理)

第42条 文書主任は、書庫を常に清掃整備するとともに火災、盗難、虫害及び湿気等を予防するよう努めなければならない。

(電磁的記録の管理)

第43条 電磁的記録の管理については、この章の規定にかかわらず、別に定めるところによる。

第7章 補則

(補則)

第44条 この規程に定めるもののほか、文書の管理について必要な事項は、別に事務局総務課長が定める。

2 文書の取扱いについて、この規程により難い理由がある場合は、事務局総務課長と協議して処理することができる。

附 則

1 この規程は、公布の日から施行する。

2 この規程の施行前になされた手続きその他の文書に関する行為は、この規程の相当規定によりなされた手続きその他の文書に関する行為とみなす。

附 則(平成19年3月28日訓令第3号)

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

別表第1(第4条関係)

部署名

記号

事務局総務課

杵広総

電算センター

杵広電

環境施設課

杵広環

介護保険事務所

杵広介

消防本部

杵広消本

鹿島消防署

杵広消鹿

武雄消防署

杵広消武

嬉野消防署

杵広消嬉

白石消防署

杵広消白

別表第2(第34条関係)

文書保存区分

第1種(永久保存文書)

(1) 条例、規則、訓令その他例規となるべきもの及びその基礎となるもの

(2) 議会に関する重要なもの

(3) 訴訟、異議申立に関するもの

(4) 職員の任免、進退、賞罰、履歴その他身上に関するもの

(5) 褒賞、表彰に関する重要なもの

(6) 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの

(7) 事務引継書その他これに準ずる重要なもの

(8) 会計上の帳簿及び証拠書類

(9) 予算及び決算に関する特に重要なもの

(10) 起債及び借入金に関する重要なもの

(11) 基本財産積立金及び各種資金に関する重要なもの

(12) 財産の取得、管理処分に関する重要なもの

(13) 庁舎その他重要な機関の設置、廃止等に関する重要なもの

(14) 組合の沿革に関する重要なもの

(15) 事業計画その他計画及びその施行に関する重要なもの

(16) 原簿、台帳、図面等で重要なもの

(17) 認可、許可又は契約に関する特に重要なもの

(18) その他重要なもので永久保存の必要があるもの

第2種(10年保存文書)

(1) 議会に関するもの

(2) 備品の出納に関する重要なもの

(3) 予算、決算及び出納に関する重要なもの

(4) 災害救助に関するもの

(5) 工事又は物品等に関する契約で重要なもの

(6) 補助金に関する重要なもの

(7) 調査、統計、報告、証明等で重要なもの

(8) 火災保険に関するもの

(9) 陳情に関する重要なもの

(10) 前各号のほか10年保存の必要があるもの

第3種(5年保存文書)

(1) 調査、統計、報告、証明等に関するもの

(2) 給与に関する重要なもの

(3) 重要文書の収発に関するもの

(4) 予算、決算及び出納に関するもの

(5) 照会、回答その他往復文書に関する重要なもの

(6) 前各号のほか5年間保存の必要があるもの

第4種(1年保存文書)

(1) 簡易な願、届書、通達、照会、回答、伺等のもの

(2) 第1種から第3種までに属しないもの

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杵藤地区広域市町村圏組合文書規程

平成18年3月31日 訓令第4号

(平成19年3月28日施行)

体系情報
第3編 行政一般
沿革情報
平成18年3月31日 訓令第4号
平成19年3月28日 訓令第3号